Ratgeber - Employee Self Service (2024)

• 8. Juli 2021

• Was bedeutet Employee Self Service (ESS)?
• Unterschiede zum Manager Self Service
• Welche Anwendungsbereiche von ESS gibt es?
• Was sind die Vorteile von Employee Self Service?
• Was muss eine gute ESS Software können?
• ESS mit vyble®

Durch ESS können in der Buchhaltung und der Personalabteilung eine Menge Zeit und Arbeit gespart werden. Daneben gibt es aber auch noch andere Vorteile:

• zeit- und ortsunabhängiger Zugriff der Mitarbeiter auf ihre Personalakte
• bessere Datenqualität
• schnellere und einfachere Personalprozesse
• keine Umwege sowie weniger Druck-, Papier- und Archivierungskosten
• mehr Motivation und Eigenverantwortung für Mitarbeiter
• höhere Planungssicherheit und -gerechtigkeit
• mehr Transparenz und Servicequalität für Mitarbeiter und Führungskräfte
• weniger Routineaufgaben für die Personalabteilung

Sicherheit

Bei der Wahl eines Employee Self Service Systems sollten Unternehmen auf die Datensicherheit nach DSGVO achten: Denn bei der digitalen Personalakte oder gar Lohnkonten handelt es sich um sensible, unbedingt schützenswerte Daten. Je sicherer die Software, für die Sie sich entscheiden, umso überzeugter ist auch Ihr Team, dass es sich auf das neue System verlassen kann.

Flexibles Berechtigungsmanagement

Ein gutes ESS-System sollte es erlauben, individuelle Rollen und Zugriffsrechte zu vergeben. Dadurch können HR-Mitarbeiter z. B. festlegen, dass jemand mit der Rolle „Werkstudent” nur seine Arbeitsstunden in das System eintragen kann, während bestimmte „Manager” einen erweiterten Zugriff auf die Daten ihres Teams haben und z. B. Gehälter auswerten und Urlaubsanträge ihrer Abteilung einsehen und genehmigen dürfen.

Außerdem sollte das System verschiedene Ansichts- und Bearbeitungsberechtigungen bereitstellen. So ist gewährleistet, dass die vom Mitarbeiter angegebenen Informationen erst wirksam werden, wenn sie durch einen Vorgesetzten oder Personalmitarbeiter genehmigt wurden.

Intuitive Benutzeroberfläche

Damit Mitarbeiter das Tool gern und regelmäßig nutzen, sollten Sie sie in der Anfangsphase mit einer kleinen Schulung und Einweisung unterstützen. Je einfacher der Employee Self Service zu handhaben ist, umso schneller und einfacher kommt Ihr Team damit zurecht.

Zugriff via Smartphone

Nicht jeder Mitarbeiter verfügt über einen eigenen PC-Arbeitsplatz, deshalb richten manche Unternehmen Terminals an zentralen Stellen ein. Um die mitunter hohen Kosten für Anschaffung und Installation solcher Terminals zu vermeiden, können Sie sich für ein ESS entscheiden, das Mitarbeitern einen Zugriff via Smartphone anbietet: Dann können sie ihre Daten wie Arbeitszeiten einfach und von überall per App übermitteln.

Benachrichtigungen und Erinnerungen

Mitarbeiter und Führungskräfte haben nicht täglich mit der Personalsoftware des Unternehmens zu tun und werfen oft nur bei Bedarf einen Blick in ihr Benutzerkonto. Umso wichtiger ist es, dass das System Benachrichtigungen mit wichtigen Informationen und Aufgaben per E-Mail versendet, etwa wenn

• ein Manager Urlaubsanträge und Arbeitszeiten freigeben soll (MSS),
• ein Arbeitsvertrag ausläuft,
• ein Dokument zur Unterschrift bereit steht,
• Geburtstage von Kollegen anstehen.

Bei flexiblen Systemen kann jeder Benutzer selbst entscheiden, welche Benachrichtigungen sie oder er bekommt.